C’est un fait, la digitalisation des organismes de formation touche leurs différentes fonctions, leurs différents services. Et d’une façon plus profonde que dans d’autres secteurs d’activités où elle se heurte à la nature même des tâches. On pense ici aux services à la personne ou aux métiers de l’artisanat : la digitalisation reste à périphérie, se cantonne, par exemple, à la gestion des emplois du temps, des stocks, à la mesure de l’activité, à la gestion administrative et comptable.
C’est un fait, la digitalisation des organismes de formation touche leurs différentes fonctions, leurs différents services. Et d’une façon plus profonde que dans d’autres secteurs d’activités où elle se heurte à la nature même des tâches. On pense ici aux services à la personne ou aux métiers de l’artisanat : la digitalisation reste à périphérie, se cantonne, par exemple, à la gestion des emplois du temps, des stocks, à la mesure de l’activité, à la gestion administrative et comptable.

La formation étant fondamentalement de la transmission et de l’échange d’informations (et non pas de la transformation de matière), elle est de fait un terrain propice à la digitalisation. Elle l’est en dépit des résistances au changement qui ne manquent pas de se manifester, et quels que soient par ailleurs les questionnements légitimes sur les bienfaits ou les dangers du numérique éducatif, autant de débats qui apparaîtront comme des épiphénomènes. Comment ne pas digitaliser ce qui est en soi digitalisable ? La réponse est dans la question.

Dans la formation, tout est digitalisable, ses supports, ses ressources, ses activités, son organisation, sa planification, les preuves sa réalisation et de son efficience, les échanges apprenants formateurs, etc.

Or, le problème ou plutôt le paradoxe est que, bien qu’inévitable, la digitalisation de la formation, des organismes de formation se réalise rarement de manière harmonieuse. Souvent, elle ne suit pas un plan précis et se heurte à divers obstacles et contradictions.

Au moins deux explications à cela :

1. Le fait que la digitalisation se déploie morceau par morceau (plutôt qu’étape par étape, ce qui supposerait l’idée de plan). L’organisme se dote d’abord d’un TMS (Training Managemnt Sytem) pour la gestion administrative des formations, puis, quelques années plus tard, sous la pression d’événements extérieurs (la Covid 19), d’impératifs règlementaires, ou plus simplement pour rester dans la course, décide l’acquisition d’un LMS (Learning Management System), avant de se dire que, finalement, un CRM (Customer Relationship Management) serait finalement intéressant pour faciliter le recrutement des apprenants. Entre-temps, il aura sûrement opté pour une suite bureautique et collaborative, comme Google Workspace ou Microsoft 365, pour favoriser la communication interne. Si ces choix digitaux successifs répondent à des besoins spécifiques et évolutifs, ils sont autant de défis lancés aux services informatiques. Les organismes de formations pourraient-ils procéder autrement ? D’aucuns (les plus critiques) diront que cela s’apparente à une forme de bricolage. Certes, comparaison n’est pas raison, mais imagine-t-on la même absence de planification dans la construction de son pavillon ou l’équipement de sa cuisine ?
   
2. Le fait que l’offre EdTech ne propose pas aujourd’hui de solutions globales et cohérentes, répondant à l’ensemble des besoins de digitalisation des organismes de formation. Il suffit de se rendre aux divers salons du e-learning pour le constater. Une Pléthore d’exposants, présentant une pléthore d’outils spécialisés. Le dynamisme de l’offre, appuyé sur un marketing efficace, exerce une pression sur la demande. Demande qui risque alors d’écarter les solutions les plus complètes, les plus cohérentes, pour aller vers des outils gadgets, qu’il faudra ensuite intégrer aux outils gadgets précédemment acquis. Quand on parle ici de risque, on doit l’évaluer en fonction du profil des personnes responsables du numérique dans les organismes de formation. Ce n’est pas la même chose si le décideur est l’ingénieur pédagogique ou le responsable informatique ou le directeur de l’établissement. Qui est le meilleur garant d’une digitalisation cohérente ?

Certes, et c’est heureux, les organismes de formation et les entreprises de la EdTech ne sont pas aveugles à cet aspect désordonné de la digitalisation. Les premiers, parce qu’ils le subissent, les secondes parce qu’elles sont conscientes qu’il est de leur intérêt de lui apporter des réponses.

Quelles sont les réponses des EdTech ? Nous en voyons 3.

1. Tout d’abord, une réponse purement technique, reposant sur des API (Interface de programmation d’application). Les API permettent aux solutions déployées d’échanger leurs données, elles permettent par exemple à un TMS de synchroniser ses utilisateurs, ses groupes d’utilisateurs avec ceux du LMS. Les interfaçages simplifient le travail des opérateurs, mais ne constituent en aucun cas une fusion des solutions. Les prestataires font des API un argument de vente, promettant aux départements informatiques et administratifs des organismes de formation une intégration fluide dans l’écosystème technique existant. La fluidité n’est pas toujours au rendez-vous.
   
2. Ensuite, une réponse sous la forme d’extensions fonctionnelles qui viennent s’ajouter à la solution originaire. On voit ainsi des TMS se doter de fonctionnalités LMS. La création et définition administrative des formations (planification, convocation, affectation d’un formateur) s’enrichit alors de la possibilité de leur adjoindre des ressources d’apprentissage, d’organiser celles-ci en parcours. Certains LMS ont des modules de gestion des ressources humaines ou de travail collaboratif. Les grandes suites collaboratives comme Google Workplace ou Microsoft 365 intègrent elles-mêmes un LMS, Google Classroom pour la première, LMS 365 pour la seconde. Dans ces solutions intégrées ou combinées, les sous-ensembles fonctionnels n’ont pas tous le même poids, la même priorité. Les fonctionnalités originaires dominent. Un LMS raccroché à un TMS ou à une suite collaborative sera moins riche qu’un LMS autonome.
   
3. Enfin, une réponse sous la forme de partenariats entre éditeurs. Aujourd’hui, ces partenariats lient principalement les éditeurs de LMS et les éditeurs de contenus sur étagères. Ils sont en même temps commerciaux et techniques. L’intégration des contenus dans le LMS est facilitée, grâce notamment au protocole LTI (Learning Tools Interoperability, et leur acquisition se fait à des trarifs préférentiels. Mais, des partenariats existent aussi entre éditeurs de LMS et éditeurs de TMS. Essentiellement techniques, ils donnent lieu à des connecteurs pré-construits, prêts à l’emploi, faisant économiser des temps d’analyse et de configuration.

Face à cette complexité du marché des solutions EdTech, les organismes de formation peuvent se trouver démunis. Si les éditeurs et les prestataires informatiques peuvent apporter aides et conseils, seules des sociétés de conseil indépendantes peuvent les accompagner efficacement.

À suivre…